MBINU ZA KUHIFADHI FEDHA KWA WAJASIRIAMALI

Mbinu za kuhifadhi fedha kwa wajasiriamali.Kama mjasiriamali nchini Tanzania, iwe unaendesha duka la rejareja Kariakoo, kampuni ya usafirishaji mkoani mbeya, au kiwanda kidogo cha kusindika vyakula kanda ya ziwa, mojawapo ya sababu muhimu ambazo zinaendeleza biashara yako ni uwepo wa fedha taslimu za haraka. Hali hii wakati mwingine hujulikana kama mtaji wa uendeshaji au mbio za kioevu (liquidity).

Wakati biashara ina mtiririko mzuri wa fedha, basi inamaanisha kuwa daima itakuwa katika nafasi nzuri ya kulipa wauzaji wa malighafi, kukutana na malipo ya mishahara ya wafanyakazi kwa wakati, na kulipa gharama nyinginezo zinazokuja na uendeshaji wa kila siku wa biashara.

Hata hivyo, ukweli wa mambo katika soko la sasa ni kwamba wamiliki wengi wa biashara wakati mwingine huenda kwa miezi kadhaa bila fedha taslimu kuingia katika biashara hiyo, huku kukiwa na mauzo ya mkopo yasiyolipika. Hii mara nyingi huonekana kama ishara ya wazi ya changamoto za kifedha kwa biashara, na inaweza kupelekea kufungwa kabisa kwa biashara ambayo ingeweza kuwa na tija kubwa hapo baadaye.

Sababu kuu ya kufanya biashara katika nafasi hii ya hatari ni kutokana na ukosefu wa mbinu bora za kuhifadhi mzunguko wa fedha. Kuhifadhi mtiririko wa fedha ni pale ambapo biashara inafanya kazi ya makusudi ya kulinda nafasi yake ya kifedha na kuongeza matumizi ya kila Shilingi ya Kitanzania inayopatikana bila kutumia vibaya hata asilimia moja ya rasilimali hizo. Ni sanaa na sayansi ya kuhakikisha kuwa unadhibiti kila senti inayotoka nje huku ukiharakisha uingiaji wa fedha ndani ya mfumo wako wa kibiashara.

Kuhifadhi mtiririko wa fedha katika biashara sio rahisi kama unavyofikiri. Ikiwa unafikiri hivyo, basi utueleze kwa nini wafanyabiashara wengi wa Kitanzania wanashindwa ndani ya mwaka mmoja au miwili tangu kuanzisha biashara zao? Hii ina maana kwamba uhifadhi wa fedha ni kitu ambacho wamiliki wa biashara wanapaswa kujifunza, kukielewa, na kukitekeleza kwa vitendo kila siku.

Soma zaidi :

Jinsi ya Kutumia Mbinu Bora za Kuhifadhi Mzunguko wa Fedha Kukuza Faida

Ili kufikia malengo ya kifedha na kuzuia biashara yako isiyumbe wakati wa kiangazi cha kiuchumi, ni lazima uwekeze nguvu katika mifumo thabiti. Zifuatazo ni mbinu saba (7) za msingi zilizofafanuliwa kwa kina ili kukusaidia kusimamia mtaji wako kwa ufanisi mkubwa:

1. Fanya Malipo ya Kuchelewa kwa Wauzaji (Negotiated Delayed Payments)

Biashara nyingi nchini Tanzania zinahusika na wauzaji (vendors/suppliers) ambao hutoa bidhaa au huduma kwa ajili ya kuendesha shughuli za kila siku. Kama mjasiriamali, ni muhimu kuhakikisha kuwa mtiririko wa fedha katika biashara unasimamiwa katika ngazi maalum inayoruhusu uendeshaji usio na vikwazo. Ikiwa una wachuuzi ambao umeanzisha nao uhusiano mzuri na wa muda mrefu wa kufanya kazi, jaribu kukaa nao chini na kuzungumza nao ili kuongeza kipindi cha kulipa (credit period). Badala ya kulipa ndani ya siku 7 au 14, unaweza kuomba kulipa ndani ya siku 30, 45, au hata 60.

Hatua hii inakuwezesha kubaki na fedha taslimu kwenye akaunti yako ya biashara kwa muda mrefu zaidi, huku ukiendelea kuuza bidhaa ulizopewa na kupata faida kabla hata ya kumlipa yule aliyekuuzia. Kufanya hivyo vitendo kama upanga wa kuwili-mbili kwa maana nzuri: unafanya faida kubwa wakati huo huo ukiweka deni la biashara yako likiwa salama na bila shinikizo la kulazimika kukopa benki kwa riba kubwa ili tu kumlipa muuzaji.

Nani asingependa kufanya hivyo katika uchumi wa leo mkali na wenye ushindani mkubwa? Kama mjasiriamali mwerevu, chukua ncha hii, nenda kanyoshe mikataba yako ya ugavi, na uweke mbinu hii katika matumizi ya haraka. Hata hivyo, hakikisha unadumisha uaminifu; usicheleweshe malipo kiholela bila makubaliano, kwani kufanya hivyo kutaharibu sifa yako sokoni na kukata mnyororo wako wa usambazaji.

2. Vifaa vya Kukodisha Badala ya Kununua (Leasing vs. Buying)

Moja ya makosa makubwa yanayouwa biashara changu ni ugonjwa wa “kutaka kumiliki kila kitu”. Ikiwa biashara yako inahitaji vifaa mbalimbali vya kazi—kama vile magari ya usafirishaji, mitambo ya uzalishaji, au kompyuta za kisasa za ofisini—ungependa kukodisha kutoka kwa makampuni yanayotoa huduma hiyo badala ya kukimbilia kununua vifaa vipya, hasa ikiwa unavihitaji kwa ajili ya mradi wa muda mfupi au msimu fulani tu.

Hii ni mbinu iliyomaanisha kuhifadhi fedha kwa kuwa ni wazi kuwa kukodisha ni bei nafuu sana kwa sasa ikilinganishwa na kuweka mamilioni ya shilingi kununua vifaa vipya ambavyo vitarudisha mtaji huo baada ya miaka kadhaa. Wakati mwingine hali ya soko inahitaji mmiliki wa biashara kwenda njia yenye ufanisi zaidi na yenye gharama nafuu linapokuja suala la kupata zana za kazi.

Kwa hiyo, ni vyema kukodisha vifaa vingi ambavyo biashara yako inahitaji isipokuwa tu kama matumizi yake ni ya kudumu na ununuzi wake una faida kubwa ya kodi au uendeshaji. Kuepuka kutumia fedha nyingi kwa kununua vifaa vipya ni mkakati mzuri sana wa kuhifadhi fedha za kampuni yako. Ikiwa bidhaa zinazotengenezwa na vifaa hivyo zinasafirishwa na kuuzwa haraka, inamaanisha kuwa faida kubwa itapatikana tangu mwanzo kwa sababu gharama za kukodisha ni ndogo, jambo linalofanya gharama za uendeshaji kuwa chini na faida kuwa kubwa.

3. Badilisha Bidhaa na Huduma (Barter Trade ya Kisasa)

Katika karne ya 21, biashara ya kubadilishana bidhaa bado ina nguvu kubwa sana ikiwa itatumiwa kwa akili. Badala ya kulipa kila kitu kinachotolewa kwa biashara kwa kutumia fedha taslimu zilizopo kwenye akaunti yako, itakuwa wazo la busara kwa kila mjasiriamali kujaribu na kubadilishana bidhaa kwa bidhaa au huduma kwa huduma na wafanyabiashara wenzake.

Jihadharini na wachuuzi au wadau ambao pia wanahitaji bidhaa au huduma unazozizalisha wewe. Wasilisha pendekezo la kibiashara la kubadilishana kile ulichonacho kwa ajili ya kupata kile usichonacho lakini ni muhimu kwa ustawi wa biashara yako.

Hii ni njia mbadala na nzuri kwa aina yoyote ya biashara inayotaka kulinda uingizaji wa fedha zake. Kwa kubadilishana bidhaa kwa ajili ya bidhaa nyingine (bartering), ina maana kwamba utaweza kuhifadhi fedha za kioevu ndani ya biashara na kuzielekeza kwenye dharura nyingine au fursa za uwekezaji wa haraka zinazohitaji fedha taslimu pekee.

4. Kununua Vifaa Vilivyotumika (Pre-owned/Used Equipment)

Gharama za mitambo mipya viwandani au samani za kisasa za ofisini zinaweza kuwa mzigo mkubwa sana wa kifedha. Kabla ya kwenda dukani kununua vifaa vingine vipya vikiwa kwenye maboksi, ni vizuri kufanya utafiti wa kina na wa kutosha sokoni ili kuona kama unaweza kupata mashine hiyo hiyo ambayo imetumiwa (used) lakini bado ipo katika hali nzuri sana ya kiutendaji na inayoweza kudumu kwa muda mrefu.

Kuna makampuni mengi, mashirika, na hata biashara nyingine zinazofungwa au kufanya maboresho (upgrading) ambazo zinakuwa na mali tayari kwa ajili ya kuzitupa au kuziuza kwa bei ya kutupa ili kupata nafasi. Weka jicho lako karibu sana kwenye matangazo ya mitandao ya kijamii, tovuti za minada, na matangazo ya kuuza mitambo iliyotumiwa kutoka kwa wauzaji wa ndani na nje ya nchi.

Kununua mashine iliyotumika ni nafuu mara mbili au tatu zaidi ikilinganishwa na ununuzi wa mpya kabisa. Hii ni moja kati ya mbinu bora za kuhifadhi mzunguko wa fedha kwani inaokoa kiasi kikubwa cha mtaji kuanzia siku ya kwanza. Lengo kuu la biashara yoyote ni kuongeza faida, na njia ya mkato ya kuboresha mstari wa chini wa hesabu zako (bottom line) ni kupunguza gharama zake za kudumu na zile za mwanzo. Ikiwa utapunguza gharama hizi za ununuzi, kiasi cha fedha kinachotoka nje kitapungua sana. Ikiwa uingizaji wa fedha kutokana na mauzo utasimamiwa vizuri au kuongezeka, basi biashara itakuwa katika nafasi nzuri ya kuongeza faida yake maradufu.

5. Daima Kurekebisha na Kutunza Vifaa vya Mtaji (Preventive Maintenance)

Kununua na kukodisha ni upande mmoja wa sarafu; upande wa pili ni jinsi unavyotunza kile ulichonacho tayari. Badala ya kusubiri mashine iharibike kabisa ndipo ununue nyingine mpya au kufanya matengenezo makubwa ya gharama kubwa, ni vyema kuwekeza kwa makusudi katika kulinda na kutunza vitu hivi sasa ulivyonavyo. Unahitaji kuwa na mpango thabiti na wa kisheria wa matengenezo ya kawaida na ya kinga (preventive maintenance schedule) kwa kila mashine, gari, au kompyuta ambayo biashara inamiliki kwa sasa.

Hali hii itakwenda njia ndefu sana kuzuia na kupunguza gharama zisizohitajika na za ghafla ambazo zingeweza kuikumba biashara kwa kulazimika kununua vifaa vipya kila mara kutokana na uzembe wa kutoandanya matengenezo.

Zingatia Hili: Gharama ya kubadilisha oili ya injini ya gari la biashara kila mwezi ni ndogo sana ikilinganishwa na gharama ya kununua injini mpya gari hilo likigonga kwa kukosa oili.

Pata wataalamu waliofuzu, mafundi wa kitaalamu wenye sifa muhimu, uzoefu, na ujuzi wa hali ya juu wa kufanya kazi kwenye vifaa vyako. Hii itahakikisha kwamba mashine zako zote zinakuwa katika hali nzuri ya uendeshaji wakati wote wa uzalishaji. Hii ni muhimu kwa sababu itakuzuia kuwa na matatizo ya kuvunjika kwa mitambo mara kwa mara (frequent breakdowns), jambo ambalo sio tu linagharimu fedha kurekebisha, bali pia linasimamisha uzalishaji na kupoteza wateja. Fedha ambazo zingetumiwa kununua mashine mpya zitahifadhiwa na matokeo yake yatakuwa ni kuongeza faida na utulivu wa kifedha kwa biashara kwa muda mrefu.

6. Kata na Punguza Gharama za Wafanyakazi (Labor Optimization)

Rasilimali watu ndio injini ya biashara, lakini pia inaweza kuwa moja ya vyanzo vikubwa vya matumizi ya fedha taslimu kupitia mishahara, posho, na bima. Moja ya sababu kuu zinazoweza kukausha kabisa na kuimarisha kwa maana hasi mtiririko wako wa fedha ni kuwa na wafanyakazi wengi kupita kiasi (overstaffing) ambao hawana tija ya moja kwa moja inayolingana na gharama zao katika biashara yako.

Badala ya kukimbilia kuajiri watu wapya kila wakati biashara inapoonekana kupanuka kidogo au msimu wa mauzo makubwa unapofika, inashauriwa sana kutumia uwezo mkubwa ambao wafanyakazi wa sasa walionao kwa kuwapa mafunzo ya ziada (cross-training) ili waweze kufanya kazi zaidi ya moja kwa ufanisi. Kabla ya kusaini mkataba wa mfanyakazi mpya katika biashara yako, itakuwa jambo la busara kukaa chini na kupima kwa umakini mkubwa faida zote na hasara za kuchukua hatua hiyo ya kuajiri.

Ikiwa faida za kifedha na tija ya kukodisha au kuajiri mfanyakazi mpya zinazidi kwa mbali mzigo wa mshahara na kodi za ajira mtakazopaswa kulipa, basi unaweza kwenda mbele na kuajiri. Lakini ikiwa kinyume chake ndio ukweli (yaani gharama ni kubwa kuliko tija ya ziada), basi ushikilie hapo hapo kwa sasa. Subiri kwanza ili kuepuka vikwazo vya kifedha vinavyoweza kujitokeza na kupunguza kasi ya ufikiaji wa fedha taslimu katika biashara yako. Unaweza pia kufikiria kutumia wafanyakazi wa mikataba ya muda mfupi (freelancers/casual laborers) au kukandarasi makampuni ya nje (outsourcing) kwa shughuli kama vile ulinzi, usafi, au utunzaji wa hesabu.

7. Weka Biashara Yako Katika Mfumo Konda (Lean Business Model)

Uendeshaji konda (Lean Operation) ni falsafa ya kibiashara inayolenga kuondoa kila aina ya upotezaji wa rasilimali (waste) katika michakato yote ya uzalishaji na utoaji huduma. Kama mmiliki na msimamizi mkuu wa biashara, ni vyema kupinga kwa nguvu zote jaribu la kununua vifaa vipya visivyo na ulazima wa haraka au kuajiri wafanyakazi wa ziada wa ofisini ili tu kuonekana kuwa kampuni inakuwa. Huu ni mkakati thabiti wa kuhakikisha unalinda mzunguko wa fedha kwa ajili ya ustawi wa biashara.

Kabla ya kuidhinisha gharama yoyote ya ziada au matumizi ya dharura ya mtaji:

• Pima kwa kina faida na hasara zake.
• Chunguza ikiwa matumizi hayo yataleta fedha nyingine ndani ya siku 30 hadi 90 zifuatazo.
• Ikiwa faida zinaongoza mbio hizo na kuna uhakika wa kurudi kwa gharama, basi nenda katekeleze uamuzi huo kwa umakini.
• Ikiwa sivyo, achana kabisa na uamuzi huo kwa wakati huo, baki salama, na ufanye kazi kwa bidii na kwa ubunifu ukitumia kile ulichonacho mkononi kwa sasa.

Hali hii itakusaidia kwa kiasi kikubwa sana kuimarisha na kuhifadhi mtiririko wa fedha katika biashara yako, na itakuhakikishia kuwa kampuni yako haifi kwa kukosa ukwasi hata wakati uchumi wa nchi au soko unapopitia vipindi vya mpasuko au mdororo.

Soma zaidi :

Changamoto za Kawaida za Mtiririko wa Fedha na Jinsi ya Zikabili nchini Tanzania

Katika mazingira ya biashara ya Tanzania, kuna changamoto za kipekee ambazo zinaweza kuvuruga hata mpango mzuri zaidi wa kifedha. Ni muhimu kuzielewa changamoto hizi ili uweze kutumia mbinu bora za kuhifadhi mzunguko wa fedha kwa usahihi.

A. Suala la Mauzo ya Mkopo (Bad Debts)

Wafanyabiashara wengi wanahisi kuwa ili washindane na kupata wateja, ni lazima watoe bidhaa kwa mkopo. Hata hivyo, ikiwa wateja wako hawapi kipaumbele kulipa madeni yao kwa wakati, biashara yako itakosa fedha taslimu za kununulia mzigo mpya.

• Suluhisho: Weka sera kali za mikopo. Toa punguzo la bei (discounts) kwa wateja wanaolipa ndani ya siku chache baada ya kununua, na weka faini au riba ndogo kwa wale wanaochelewesha malipo ya madeni yao kupita muda uliopangwa.

B. Mrundikano wa Bidhaa Stoo (Dead Stock)

Kuwa na bidhaa nyingi ambazo haziuziki haraka ni sawa na kuchukua mamilioni ya fedha taslimu na kuzifungia ndani ya sanduku la chuma kisha kutupa ufunguo. Fedha yako inakuwa imenaswa kwenye bidhaa huku ukiendelea kukabiliwa na gharama za kodi ya pango na mishahara.

• Suluhisho: Fanya uchambuzi wa mara kwa mara wa bidhaa zako. Punguza bei au fanya promosheni ya “Buy One Get One Free” ili kusafisha stoo na kurudisha fedha mkononi, hata kama ni kwa faida kidogo sana. Fedha mkononi ni bora kuliko bidhaa inayoharibika stoo.

Soma kwa undani zaidi:

Upande wa Pili wa Sarafu ya Mzunguko wa Fedha

Baada ya kuona mbinu hizi zote saba na jinsi zinavyoweza kuokoa mtaji wako, ni wakati sasa wa kuangalia ukweli mwingine kwa jicho la tofauti kabisa. Hapa ndipo tunapopata mgeuko (twist) wa kustaajabisha katika ulimwengu wa biashara.

Wajasiriamali wengi wanapofundishwa kuhusu mbinu bora za kuhifadhi mzunguko wa fedha, huwa wanaingia katika mtego mwingine hatari sana unaojulikana kama “Uchoyo wa Kibiashara” (Hoarding Stagnation). Wanakuwa waoga sana kutoa hata senti moja nje kwa hofu ya kupoteza mzunguko wa fedha, kiasi kwamba wanatengeneza mazingira ya kuzuia ukuaji wa biashara zao wenyewe!

Fikiria hili kwa umakini: Ikiwa utajikita tu katika kuchelewesha malipo ya wauzaji wako (Mbinu ya 1), mwisho wa siku watachoka na kukataa kukupa mzigo, na utabaki bila bidhaa za kuuza. Ikiwa utaendelea kukodisha vifaa vya zamani au vilivyochakaa (Mbinu ya 2 na 4) kwa miaka kumi mfululizo kwa sababu tu unataka kuokoa fedha, utajikuta unazalisha bidhaa zenye kiwango cha chini ambazo hazitoweza kushindana katika soko la kisasa, na wateja wako wote watakukimbia kwenda kwa washindani wako wanaowekeza kwenye teknolojia mpya kabisa.

Vilevile, ikiwa utakata wafanyakazi wako na kuwakamua wale waliobaki kama watumwa (Mbinu ya 6) ili tu kulinda ukwasi wa akaunti yako ya benki, utatengeneza mazingira ya kazi yenye msongo wa mawazo na sumu. Wafanyakazi wako bora watakuacha, huduma kwa wateja itashuka, na chapa (brand) yako itaharibika kabisa sokoni.

Soma zaidi:

Hapa ndipo siri kubwa ya ujasiriamali uliofanikiwa ilipo: Mbinu bora za kuhifadhi mzunguko wa fedha hazimaanishi “kuzuia fedha isitoke kabisa”, bali zinamaanisha “kuhakikisha kila senti inayotoka inatoka kwa mkakati na inarudi ikiwa na marafiki zake (yaani faida)”.

Fedha katika biashara ni kama damu mwilini mwa mwanadamu. Damu isipotembea na kutoka sehemu moja kwenda nyingine, inaganda, na ikiganda, kiumbe kinakufa. Vivyo hivyo, ukizuia fedha yako isitembee kwa hofu ya kuipoteza, biashara yako itaganda na kufa. Uhifadhi wa mzunguko wa fedha sio sawa na kufungia fedha chini ya godoro; ni kuhakikisha kuwa unakuwa na nidhamu ya hali ya juu ya kifedha ili uweze kuwa na nguvu ya kifedha (leverage) ya kuwekeza kwa nguvu zaidi wakati fursa kubwa ya ukuaji inayohitaji ukwasi wa haraka inapojitokeza mbele yako.

Tumia mbinu hizi saba kama ngao ya kukulinda dhidi ya dhoruba za kiuchumi, lakini usizitumie kama jela ya kuifungia biashara yako isikue na kufikia uwezo wake wa juu kabisa! Uhifadhi mzuri wa mzunguko wa fedha unapaswa kuwa daraja la kukuvusha kuelekea kwenye uhuru wa kweli wa kifedha na uwekezaji mkubwa wenye tija, na sio kikwazo cha maendeleo ya biashara yako nchini Tanzania.